Mali: Supply & Logistics Manager, (P-4) , Bamako, Mali #20069

Organization: UN Children’s Fund
Country: Mali
Closing date: 08 Apr 2017

Purpose of the Position

Under the direct guidance of the Head of Office, Chief of Operations, or Deputy Representative, the incumbent manages the supply and logistics operations of a complex nature with significant impact on programme delivery, services, supply and logistic, processes and systems, requiring advanced professional technical mastery and expertise in support of operations and programme objectives. Accountable for effective planning, contracting, procurement, distribution, inventory management of UNICEF’s supplies, in support of the Country Programmes.

Collaborate with all other UN agencies to accelerate implementation of the Harmonized Business practices for supply and logistic initiatives in line within Reform/coherence.

Key Expected Results

1. Provide rapid and relevant responses to evolving supply needs and situations facing children and families, including emergency situations, with a priority on achieving value for money.

  • Responsible for logistics/supply planning through coordination with Operations/Programme Sections. Provides technical advice on specifications, supply and logistics arrangements facilitating cost-effective efficient procurement, customs clearance, inventory management and distribution of supplies and equipment, in support of the country programme implementation.
  • Participate in the Country Programme strategy planning preview and reviews to advise on supply/logistics requirements for the of Plan of Operations and Annual Work Plans.. Develops Supply/Logistics component of the Country Programme, including systems for storage and distribution of supplies to all project sites.
  • 2. Ensure sound, accurate supply/logistics management systems, procedures and documentation as well as regular, accurate reporting to maintain the highest level of integrity, standards and accountability.

  • Establish and maintain contacts with the Supply Division in Copenhagen on supply procurement and shipping policies. Interprets and advises the country office on policies and procedures impacting on offshore and local procurement and delivery. Maintains links with Copenhagen on transnational shipments, deliveries, claims and appropriateness of supplies.
  • Act as secretary and adviser to the CRC. Establish and maintain a system of contact with customs and port/airport immigration authorities at national ports of entry on the clearance of UNICEF supplies, in keeping with established protocol. Conclude standby agreements with relevant private business companies for cost effective local procurement of supplies as well as for fielding of supply assistance to projects sites/End users
  • Oversee the overall preparation of appropriate documentation: cash and supply requisitions, purchase orders, long term arrangements, CRC submissions etc.
  • Ensure preparation of the supply status reports required for donor reports, budget reviews, programme analysis, annual reports, appeals, etc.
  • Regularly create and communicate accurate inventory tracking, inventory aging and incoming supplies information.
  • 3.Ensure that effective support UNICEF and Government capacity-building efforts are provided in order to enhance efficient, effective and timely supply delivery,

  • Plan, design and conduct training for UNICEF’s staff/consultants and counterparts in supply management, customs clearance, distribution and inventory
  • management of supplies and equipment in order to maximize supply delivery. Provide effective coaching to the staff/consultants as required.
  • 4. Supervise and manage effective procurement, local and/or offshore, with a goal to attain lowest cost without sacrificing quality.

  • Conduct local procurement through issuance of tenders, bid adjudication and contract management… Conduct market research, identify and recommend potential local suppliers. Gather and maintain data on and evaluate local supply sources’ overall performance, (competitive pricing, cost-effectiveness, product quality and timely delivery,).
  • Monitor and assess supply operations and control mechanisms and advises on appropriate actions to take.
  • Monitor progress of offshore and/or regional procurement through regular contacts with the Action Office(s).
  • Communicates and reports quality issues with respect to supplies and/or service agreements.
  • 5. Collaboration and Partnership

  • Coordinate with the Programme Section on supply planning, providing technical advice on procurement specifications and supply administration as well as providing advice on supply requirements in the development of the supply component of the Country Programme.
  • Provide advice to the Country Office, Government and implementing partners on offshore and/or local procurement policies and procedures, delivery and utilization of UNICEF supplies and equipment; coordinate with the Supply Division, Copenhagen, on supply policy and/or activities.
  • Team with the Programme Section and other members of the Operations Section to facilitate procurement as well as efficient customs clearance, storage and distribution of supplies and equipment.
  • Develop and maintain partnership and collaborative relations with UNICEF, Government, UN, and bilateral counterparts in supply and logistics activities including distribution, monitoring supply inputs, and inventory.
  • Inform Programs of slow moving inventory, upcoming field distributions or deliveries, incoming materials and quality issues to ensure maximum use of available transportation, warehousing space, manpower and other resources
  • Qualifications of Successful Candidate

    Education

    An Advanced university degree in Business Administration, Management, International Economics, Engineering, International Development, Contract/commercial Law or specialization in directly related areas including credited courses in supply, logistics, purchasing or contracting. Equivalent educational qualification in relevant areas (transport or logistics operations/management, supply management, etc.)

    Work Experience

  • A minimum of 8 years of relevant professional work experience is required.
  • Both national and international work experience in supply, logistics, purchasing, contracting, administration and/or other related fields.
  • Work experience in emergency duty station.
  • Language

    Fluency in French and English.

    Competencies of Successful Candidate

    Core Values

  • Commitment
  • Diversity and Inclusion
  • Integrity
  • Core Competencies

  • Communication [II]
  • Drive for Result [II]
  • Working With People [II]
  • Functional Competencies

  • Applying Technical Expertise [II]
  • Deciding and Initiating Actions [II]
  • Following Instructions and Procedures [II]
  • Leading and Supervising [II]
  • Planning and Organizing [II]
  • Technical Knowledge

    1. Specific Technical Knowledge Required

  • Knowledge of Supply Chain Management preferably in a developing country context
  • Mastery of technical knowledge (product knowledge, market research/analysis) required for Supply Management/Purchasing/Contracting (e.g., vaccine, equipment, medical supplies, contracts, customs function, taxation, insurance, etc.)
  • Knowledge of relevant Information Technology software
  • Knowledge of the global commitment on aid effectiveness, including the Paris Declaration on Aid Effectiveness, the Accra Agenda for Action as well as knowledge of the Global Programme Partnerships (GPPs).
  • 2.Common Technical Knowledge Required

  • Knowledge of managing inventory, transport, and diverse logistics operations (e.g., programme supply & logistics) in the international environment.
  • Knowledge of supply/contracting/logistics policies, goals, strategies, and approaches.
  • Knowledge of public procurement principles and processes.
  • Knowledge of procurement process from procurement planning, to execution to contract management and administration, including procurement methods and tools of good procurement practice.
  • Knowledge of establishing strategic, long term and sustainable procurement arrangements.
  • Knowledge of general principles and processes involved in risk management in procurement, including risk analysis and evaluation techniques.
  • Knowledge of financial and legal implications in procurement process.
  • Knowledge of category management
  • UNICEF strategic framework for partnerships and collaborative relationships
  • Gender equality and diversity awareness.
  • 3.Technical Knowledge to be Acquired/Enhanced

  • UNICEF Supply Function goals, visions, positions, policies and strategies. (E.g., SUPDIRs, PROs, Executive Directives, ).
  • Rules and regulations of supply and programme manuals and instructions. (E.g., Supply Field Manual, Programme, Policy and Procedures Manual).
  • Financial circulars and rules, regulations and manual.
  • Administrative and Human Resources Rules and Manuals.
  • Information and Communication Technology administration.
  • UNICEF emergency programme and operations policies, strategies, procedures and approaches.
  • Rights-based and Results-based management and programming approach in UNICEF.
  • Mid-Term Strategic Plan (MTSP); Country Programme Management Plan (CPMP).
  • International Code of Conduct.
  • UN and UNICEF policies and approaches on supply issues involved in harmonization of operations in the common system.
  • UN and UNICEF security operations and guidelines.
  • Government regulations and laws in the locality (e.g., customs clearance, VAT and other taxation systems).
  • UNICEF policies, strategies promoting and supporting gender equality and diversity.
  • Remarks

    * The successful candidate for this emergency recruitment MUST be available to commence work within 31 days of receiving an offer.

    * Please note that is a non-family duty station.

    Employment is conditional upon receipt of medical clearance, any clearance required, the grant of a visa, and completion of any other pre-employment criteria that UNICEF may establish. Candidates may not be further considered or offers of employment may be withdrawn if these conditions are unlikely to be met before the date for commencement of service

    How to apply:

    UNICEF is committed to diversity and inclusion within its workforce, and encourages qualified female and male candidates from all national, religious and ethnic backgrounds, including persons living with disabilities, to apply to become a part of our organization. To apply, click on the following link http://www.unicef.org/about/employ/?job=503676

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    Mali: ADMINISTRATEUR DE BASE

    Organization: Acción contra el Hambre España
    Country: Mali
    Closing date: 07 Apr 2017

    Action contre La Faim est une organisation humanitaire internationale, non-gouvernementale, privée, non-politique, non-confessionnelle et à but non lucratif.

    Action contre La Faim a été fondée en 1979 pour intervenir dans le monde entier. Sa mission est de lutter contre la faim, la misère et contre les situations dangereuses menaçant les hommes, les femmes et les enfants. Actuellement, 500 collaborateurs et plus de 5000 employés travaillent pour Action contre La Faim dans plus de quarante-six pays, et dans quatre domaines d’action: la santé / nutrition, la sécurité alimentaire et moyens d’existence, et l’eau/assainissement.

    OBJECTIF GENERAL

    Gérer le département Administratif et Financier de la Base et sous Base, et apporter un support au Chef de Base ainsi qu’aux Chefs de projet dans la gestion administrative et financière de la Base et sous Base.

    OBJECTIF SPÉCIFIQUES

    • Superviser la caisse et les avances de la base et gérer les opérations bancaires
    • Assurer la pré-clôture hebdomadaire et la clôture mensuelle de la comptabilité de la base.
    • Trésorerie.
    • Suivi budgétaire
    • Supervision de l’archivage
    • Assurer le suivi financier de la collaboration avec les partenaires de la base
    • Encadrer et former les équipes Finance de la base

    PROFIL DU CANDIDAT

    • Diplôme Universitaire en Comptabilité ou en Contrôle de Gestion
    • Minimum 2 ans d’expérience à un poste similaire dans les ONGs
    • Comptabilité ; Gestion administrative et Gestion des Ressources Humaines.
    • Autonomie – Gestion d’équipe – Sens de la confidentialité – Prise d’initiative – Rigueur et Honnêteté.
    • Français et langues locales.
    • La connaissance et / ou expérience seront évalués en termes de genre.
    • Logiciel comptable – Pack Office + Internet
    • La maitrise du logiciel SAGA est un atout.
    • Mobilité : national/ international, entre la base de travail et la Capitale

    RÉMUNÉRATION GLOBALE

    Nous proposons une incorporation immédiate à un Organisme dynamique d’envergure international incluant les conditions contractuelles suivantes :

    • Contrat de travail.
    • Durée: 12 mois
    • Base : Tombouctou
    • Salaire de 1375€ à 1750€ bruts par mois en fonction de l’expérience professionnelle et des responsabilités. Le système de rémunération d’Action contre La Faim-Espagne permet une projection annuelle en fonction des résultats de l’évaluation de son implication professionnelle.
    • Jusqu’à 20% additionnel en fonction du contexte et responsabilité du poste (selon barème fixé par Action contre La Faim-Espagne).
    • Logement et nourriture pris en charge par l’organisation (incluant per diem) : package valorisé, selon le lieu de destination.
    • Les frais de transport jusqu’à la mission.
    • Breaks d’une semaine avec frais de transport vers la zone de référence et un extra de 215€ pour la semaine.
    • 25 jours ouvrables de vacances par an.
    • Assurance de rapatriement, accident et voyage et vie.

    How to apply:

    Nous considèrerons uniquement les candidatures reçues sur notre système de candidatures en ligne. Merci de vous diriger sur le lien suivant pour y accéder :

    https://employ.acf-e.org/

    Note.- Étant donné l’urgence de couvrir ce poste, le processus de sélection pourra être clôturé avant la date prévue. Si l’annonce n’apparait plus sur le site, ceci signifiera que le processus de sélection est clos.

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    Mali: Consultance : Etude portant sur les métiers de greffe des juridictions maliennes (Study on Malian Court Clerks)

    Organization: Checchi
    Country: Mali
    Closing date: 31 Mar 2017

    TERMES DE REFERENCE

    D’une étude portant sur les métiers de greffe des juridictions maliennes en vue de leur modernisation et de leur gestion axée sur les résultats

    1. CONTEXTE DE LA MISSION

    Le projet justice au Mali (Mali Justice Project – MJP) s’inscrit dans le cadre de l’objectif de développement « renforcement de la confiance des citoyens dans l’Etat » de la stratégie pays de l’USAID et de la Security Governance Initiative pour le Mali. Le renouveau du service public de la Justice et la lutte contre l’impunité sont parmi les priorités du gouvernement malien et fondent le « programme d’urgence pour le renforcement du système judiciaire » adopté en décembre 2015.

    Le MJP doit s’exécuter de 2016 à 2020. Sa mise en œuvre a été confiée en décembre 2015 au cabinet Checchi and Company Consulting. Il comprend trois composantes :

    1) Améliorer la gestion, la redevabilité et la pérennité des institutions du secteur de la justice;

    2) Faciliter l’accès à la justice en formant des conseillers juridiques et en instituant des cliniques juridiques;

    3) Lutter contre la corruption le long des corridors commerciaux Sikasso-Koury et Sikasso-Hèrèmakono.

    Parmi les difficultés nombreuses auxquelles sont confrontées les juridictions maliennes, les évaluations récentes ont montré que les greffes des juridictions, point d’entrée, d’orientation et de suivi des procédures, sont mal organisés, sous-formés et sous-équipés. Dans ce contexte, le MJP se propose de mettre à disposition du ministère une expertise de court terme de haut niveau pour soumettre à la direction nationale de l’administration de la Justice (DNAJ) un diagnostic circonstancié, des propositions concrètes de réforme et un plan de travail détaillé pour l’amélioration du fonctionnement des greffes. Tel est l’objet de l’étude à mener.

    2. MISSION DU(DES) CONSULTANT(S)

    L’objectif de la mission serait de définir les voies et moyens de la création d’un greffe central dans chaque juridiction, qui serait le point d’entrée unique des instances qu’elles soient civiles ou pénales, doté d’un système d’information automatisé et en réseau, avec numérotation unique, suivi des dossiers dans le temps et dans la procédure, dématérialisation des pièces et archivage sécurisé des décisions et des documents.

    A ce titre le(s) consultant(s) s’attachera notamment à :

    Administration / Ressources humaines

    • Inventorier, décrire et évaluer les fonctions judiciaires, administratives, budgétaires et comptables des greffes;
    • Identifier les facteurs propres à contribuer au renforcement et à l’innovation des métiers de greffe;
    • Evaluer les forces et les faiblesses des corps de greffiers en chef et de greffiers et proposer toutes mesures propres à rénover et à dynamiser la profession;
    • Evaluer et analyser les processus de travail des greffes;
    • Proposer toutes mesures propres à rationaliser et rénover les greffes ; à pourvoir à la diversification et l’enrichissement des fonctions ; à développer une technicité accrue tant sur tous les aspects du travail des greffes;

    Informatique

    • Identifier et adapter un logiciel de gestion des greffes central, civil et pénal ;
    • Elaborer une stratégie de mise en œuvre de matériels permettant, d’une part, la célérité de la délivrance des informations sur les procédures, et d’autre part pour faciliter la localisation des dossiers impliqués dans les procédures judicaires ;
    • Contribuer à identifier les besoins opérationnels des tribunaux afin que les risques potentiels des solutions procédurales et informatiques soient identifiés et prise en compte ;

    Juridique

    • Revoir le statut des greffiers ; proposer les amendements nécessaires un projet de nouveaux statuts des greffiers en y intégrant la dimension « genre » ;

    Financier

    • Examiner en détail le fonctionnement financier et comptable des greffes et formuler tout aménagement de nature à instaurer transparence, efficacité et traçabilité dans la gestion des opérations en cause ;

    Toute autre diligence jugée utile par le(s) consultant(s).

    3. METHODOLOGIE

    Le(s) consultant(s) devra (ont) proposer une méthode pertinente permettant d’atteindre les résultats attendus. Il (s) prendra (ont) en compte les documents d’évaluation, de vérification et de contrôle émis par des instances de contrôle interne et externe. Le(s) consultant(s) procédera (ont), en compagnie d’un cadre de la DNAJ, à l’évaluation détaillée du greffe d’une Cour d’appel (Bamako) et de ceux d’un TGI à Bamako et d’un TGI a l’extérieur de la capitale.

    4. RESULTATS ATTENDUS

    Au vu des objectifs et des diligences évoqués ci-dessus, le(s) consultant(s) devra produire les 10 livrables suivants :

    Général

    • Rapport rédigé de présentation de la mission, de ses conclusions, des diligences effectuées, des personnes rencontrées et de la méthode suivie ; synthèse rédigée et en format « power point » des recommandations contenues dans les livrables 2 à 9 ; chronogramme détaillé rédigé et en format « power point » de mise en œuvre desdites recommandations ;

    • Description rédigée précise de l’existant des points de vue statutaire, normatif, organisationnel, procédural, ressources humaines, matériel, administratif, financier et des contrôles internes et externes – les textes légaux et réglementaires en vigueur seront mis à disposition du(des) consultant(s) par le MJP dès la signature du contrat ; brève synthèse du livrable en format « power point » ;

    Administration / Ressources humaines

    • Ebauche rédigée de plan de restructuration de la pyramide des âges, de redistribution géographique et professionnelle, et de renforcement des compétences au sein de la profession : reclassements, mutations, mises à la retraite, avancements, recrutements, formation professionnelle, revalorisation indiciaire ou primes, notation, négociation avec les représentants du personnel concerné ; brève synthèse du livrable en format « power point » ;

    Informatique

    • Conception et description rédigée précise d’une organisation rationalisée et automatisée du fonctionnement et du contrôle des greffes en vue de l’instauration d’un système de greffe central au sein des juridictions de première instance (TI et TGI) et d’appel ; brève synthèse du livrable en format « power point » ;

    • Identification et proposition rédigée d’un progiciel existant de gestion des greffes avec listage des éventuelles adaptations nécessaires à son installation dans les juridictions maliennes ; spécifications juridiques, techniques et financières du progiciel suggéré ; description du schéma correspondant d’informatisation des greffes ; brève synthèse du livrable en format « power point » ;

    • Conception et maquette rédigée précise des imprimés, formulaires, actes, minutes, registres, répertoires… à produire par le système informatisé au vu du droit positif et de la procédure pénale et civiles maliens ; brève synthèse du livrable en format « power point » ;

    • Conception et description rédigée précise d’un système automatisé de suivi et d’alerte sur les délais de traitement et sur le nombre de renvois des affaires au civil et au pénal, avec émission systémique de comptes rendus mensuels et annuels ; brève synthèse du livrable en format « power point » ;

    Juridique

    • Diagnostic rédigé circonstancié des textes et des pratiques en cours en les comparant aux standards judiciaires reconnus et rédaction, en conséquence, de tous les aménagements jugés nécessaires à la rénovation du statut, des métiers, des procédures, de l’organisation et du fonctionnement des greffes ; brève synthèse du livrable en format « power point » ;

    Financier

    • Conception et description rédigée précise d’un système de gestion des fonds recouvrés au titre des différents actes et services gérés par les greffes : facturation et encaissement des frais en application des décrets de 1994 sur les frais de justice au civil et au pénal et dans le respect du principe de la séparation des ordonnateurs et des comptable, recouvrement des amendes prononcées par le juge pénal, gestion des fonds consignés ou provisionnés au titre d’une instance civile ou pénale ; brève synthèse du livrable en format « power point » ;

    • Compte rendu financier détaillé avec justificatif des frais engagés en exécution de la mission.

    Les livrables, les présentations « power point » et les comptes rendus d’entretien et de visite seront fournis en version électronique.

    5. PROFIL ET SELECTION DU(DES) CONSULTANT(S)

    • Diplômes requis : diplôme universitaire en droit de niveau Master (carrières judiciaires ou droit judiciaire privé) et attestation de formation dans une école nationale de greffiers;
    • Années d’expérience / expérience requise : minimum 15 ans d’expérience prouvée dans le domaine judiciaire et/ou juridique dont 10 ans au moins en tant que greffier en chef dans une juridiction significative;
    • Compétences linguistiques : parfaite maîtrise du français, à l’écrit et à l’oral;
    • Compétences informatiques : Excel, traitement de texte, power point, internet, bases de données ; logiciel de gestion d’un greffe;
    • Autres compétences : approche participative, utilisation de méthodes de communication efficace, capacité à convaincre, réactivité et aptitudes pédagogiques, travail en équipe, sens de l’organisation et créativité.

    Seuls les candidats correspondant pleinement à ce profil seront présélectionnés et approchés pour la 2ème phase du processus de sélection.

    Les candidats présélectionnés seront avisés par courrier électronique. Ils disposeront alors de 5 jours ouvrables pour faire parvenir au MJP un court mémoire (de 2 à 3 pages maximum) décrivant :

    • Leur compréhension de la mission;
    • La méthode préconisée pour produire les livrables requis dans les délais et répondant effectivement aux attentes du MJP;
    • Le progiciel de gestion des greffes pré-identifié avec ses atouts et ses limites;

    Ce mémoire sera appuyé d’un rapport récent produit par le candidat à l’occasion d’une mission d’évaluation similaire.

    Les candidats peuvent soumissionner pour l’ensemble de ces taches ou pour certaines d’entre elles, suivant leur niveau d’expertise.

    6. DUREE DE LA MISSION

    La mission est de 60 jours œuvrés, pour l’ensemble des taches, qui seront reparties suivant le nombre de consultants désignés pour les accomplir, dont 30 jours ouvrables sur place – à Bamako et en province – et 30 au lieu de résidence pour la rédaction des livrables et des comptes rendus.

    7. VALIDATION

    Il est prévu un atelier de validation des résultats de la mission après validation des livrables, auquel le(s) consultant(s) participera (ont) par vidéo conférence. Au terme de l’atelier de validation, le(s) consultant(s) fournira (ont) la version finale des livrables, des comptes rendus et des projets de textes en format électronique.

    How to apply:

    SOUMISSION DES OFFRES

    Toute personne intéressée par cette consultance devra soumettre un dossier de candidature par voie électronique et le faire parvenir à l’administratrice du USAID Mali Justice Project, Madame Sirandou Coulibaly : scoulibaly@checchiconsulting.com, au plus tard le 31mars 2017. La soumission devra contenir les documents suivants :

    • Un curriculum vitae ne dépassant pas 5 pages ;

    • Une note conceptuelle sur la compréhension et l’exécution de la mission de 5 à 10 pages, comportant un calendrier d’exécution en annexe

    • Une fiche biographique (USAID Biodata Form) dont le modèle peut vous être transmis sur demande par Madame Coulibaly

    • Une proposition financière sur la base de la fiche biographique et des contrats déjà exécutés et pouvant justifier le niveau d’honoraires demandés dans le cas d’espèce

    • Trois références professionnelles dont une pourrait consister en une attestation pour service rendu

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