Mali: Consultance : Etude portant sur les métiers de greffe des juridictions maliennes (Study on Malian Court Clerks)

Organization: Checchi
Country: Mali
Closing date: 31 Mar 2017

TERMES DE REFERENCE

D’une étude portant sur les métiers de greffe des juridictions maliennes en vue de leur modernisation et de leur gestion axée sur les résultats

1. CONTEXTE DE LA MISSION

Le projet justice au Mali (Mali Justice Project – MJP) s’inscrit dans le cadre de l’objectif de développement « renforcement de la confiance des citoyens dans l’Etat » de la stratégie pays de l’USAID et de la Security Governance Initiative pour le Mali. Le renouveau du service public de la Justice et la lutte contre l’impunité sont parmi les priorités du gouvernement malien et fondent le « programme d’urgence pour le renforcement du système judiciaire » adopté en décembre 2015.

Le MJP doit s’exécuter de 2016 à 2020. Sa mise en œuvre a été confiée en décembre 2015 au cabinet Checchi and Company Consulting. Il comprend trois composantes :

1) Améliorer la gestion, la redevabilité et la pérennité des institutions du secteur de la justice;

2) Faciliter l’accès à la justice en formant des conseillers juridiques et en instituant des cliniques juridiques;

3) Lutter contre la corruption le long des corridors commerciaux Sikasso-Koury et Sikasso-Hèrèmakono.

Parmi les difficultés nombreuses auxquelles sont confrontées les juridictions maliennes, les évaluations récentes ont montré que les greffes des juridictions, point d’entrée, d’orientation et de suivi des procédures, sont mal organisés, sous-formés et sous-équipés. Dans ce contexte, le MJP se propose de mettre à disposition du ministère une expertise de court terme de haut niveau pour soumettre à la direction nationale de l’administration de la Justice (DNAJ) un diagnostic circonstancié, des propositions concrètes de réforme et un plan de travail détaillé pour l’amélioration du fonctionnement des greffes. Tel est l’objet de l’étude à mener.

2. MISSION DU(DES) CONSULTANT(S)

L’objectif de la mission serait de définir les voies et moyens de la création d’un greffe central dans chaque juridiction, qui serait le point d’entrée unique des instances qu’elles soient civiles ou pénales, doté d’un système d’information automatisé et en réseau, avec numérotation unique, suivi des dossiers dans le temps et dans la procédure, dématérialisation des pièces et archivage sécurisé des décisions et des documents.

A ce titre le(s) consultant(s) s’attachera notamment à :

Administration / Ressources humaines

  • Inventorier, décrire et évaluer les fonctions judiciaires, administratives, budgétaires et comptables des greffes;
  • Identifier les facteurs propres à contribuer au renforcement et à l’innovation des métiers de greffe;
  • Evaluer les forces et les faiblesses des corps de greffiers en chef et de greffiers et proposer toutes mesures propres à rénover et à dynamiser la profession;
  • Evaluer et analyser les processus de travail des greffes;
  • Proposer toutes mesures propres à rationaliser et rénover les greffes ; à pourvoir à la diversification et l’enrichissement des fonctions ; à développer une technicité accrue tant sur tous les aspects du travail des greffes;

Informatique

  • Identifier et adapter un logiciel de gestion des greffes central, civil et pénal ;
  • Elaborer une stratégie de mise en œuvre de matériels permettant, d’une part, la célérité de la délivrance des informations sur les procédures, et d’autre part pour faciliter la localisation des dossiers impliqués dans les procédures judicaires ;
  • Contribuer à identifier les besoins opérationnels des tribunaux afin que les risques potentiels des solutions procédurales et informatiques soient identifiés et prise en compte ;

Juridique

  • Revoir le statut des greffiers ; proposer les amendements nécessaires un projet de nouveaux statuts des greffiers en y intégrant la dimension « genre » ;

Financier

  • Examiner en détail le fonctionnement financier et comptable des greffes et formuler tout aménagement de nature à instaurer transparence, efficacité et traçabilité dans la gestion des opérations en cause ;

Toute autre diligence jugée utile par le(s) consultant(s).

3. METHODOLOGIE

Le(s) consultant(s) devra (ont) proposer une méthode pertinente permettant d’atteindre les résultats attendus. Il (s) prendra (ont) en compte les documents d’évaluation, de vérification et de contrôle émis par des instances de contrôle interne et externe. Le(s) consultant(s) procédera (ont), en compagnie d’un cadre de la DNAJ, à l’évaluation détaillée du greffe d’une Cour d’appel (Bamako) et de ceux d’un TGI à Bamako et d’un TGI a l’extérieur de la capitale.

4. RESULTATS ATTENDUS

Au vu des objectifs et des diligences évoqués ci-dessus, le(s) consultant(s) devra produire les 10 livrables suivants :

Général

  • Rapport rédigé de présentation de la mission, de ses conclusions, des diligences effectuées, des personnes rencontrées et de la méthode suivie ; synthèse rédigée et en format « power point » des recommandations contenues dans les livrables 2 à 9 ; chronogramme détaillé rédigé et en format « power point » de mise en œuvre desdites recommandations ;

  • Description rédigée précise de l’existant des points de vue statutaire, normatif, organisationnel, procédural, ressources humaines, matériel, administratif, financier et des contrôles internes et externes – les textes légaux et réglementaires en vigueur seront mis à disposition du(des) consultant(s) par le MJP dès la signature du contrat ; brève synthèse du livrable en format « power point » ;

Administration / Ressources humaines

  • Ebauche rédigée de plan de restructuration de la pyramide des âges, de redistribution géographique et professionnelle, et de renforcement des compétences au sein de la profession : reclassements, mutations, mises à la retraite, avancements, recrutements, formation professionnelle, revalorisation indiciaire ou primes, notation, négociation avec les représentants du personnel concerné ; brève synthèse du livrable en format « power point » ;

Informatique

  • Conception et description rédigée précise d’une organisation rationalisée et automatisée du fonctionnement et du contrôle des greffes en vue de l’instauration d’un système de greffe central au sein des juridictions de première instance (TI et TGI) et d’appel ; brève synthèse du livrable en format « power point » ;

  • Identification et proposition rédigée d’un progiciel existant de gestion des greffes avec listage des éventuelles adaptations nécessaires à son installation dans les juridictions maliennes ; spécifications juridiques, techniques et financières du progiciel suggéré ; description du schéma correspondant d’informatisation des greffes ; brève synthèse du livrable en format « power point » ;

  • Conception et maquette rédigée précise des imprimés, formulaires, actes, minutes, registres, répertoires… à produire par le système informatisé au vu du droit positif et de la procédure pénale et civiles maliens ; brève synthèse du livrable en format « power point » ;

  • Conception et description rédigée précise d’un système automatisé de suivi et d’alerte sur les délais de traitement et sur le nombre de renvois des affaires au civil et au pénal, avec émission systémique de comptes rendus mensuels et annuels ; brève synthèse du livrable en format « power point » ;

Juridique

  • Diagnostic rédigé circonstancié des textes et des pratiques en cours en les comparant aux standards judiciaires reconnus et rédaction, en conséquence, de tous les aménagements jugés nécessaires à la rénovation du statut, des métiers, des procédures, de l’organisation et du fonctionnement des greffes ; brève synthèse du livrable en format « power point » ;

Financier

  • Conception et description rédigée précise d’un système de gestion des fonds recouvrés au titre des différents actes et services gérés par les greffes : facturation et encaissement des frais en application des décrets de 1994 sur les frais de justice au civil et au pénal et dans le respect du principe de la séparation des ordonnateurs et des comptable, recouvrement des amendes prononcées par le juge pénal, gestion des fonds consignés ou provisionnés au titre d’une instance civile ou pénale ; brève synthèse du livrable en format « power point » ;

  • Compte rendu financier détaillé avec justificatif des frais engagés en exécution de la mission.

Les livrables, les présentations « power point » et les comptes rendus d’entretien et de visite seront fournis en version électronique.

5. PROFIL ET SELECTION DU(DES) CONSULTANT(S)

  • Diplômes requis : diplôme universitaire en droit de niveau Master (carrières judiciaires ou droit judiciaire privé) et attestation de formation dans une école nationale de greffiers;
  • Années d’expérience / expérience requise : minimum 15 ans d’expérience prouvée dans le domaine judiciaire et/ou juridique dont 10 ans au moins en tant que greffier en chef dans une juridiction significative;
  • Compétences linguistiques : parfaite maîtrise du français, à l’écrit et à l’oral;
  • Compétences informatiques : Excel, traitement de texte, power point, internet, bases de données ; logiciel de gestion d’un greffe;
  • Autres compétences : approche participative, utilisation de méthodes de communication efficace, capacité à convaincre, réactivité et aptitudes pédagogiques, travail en équipe, sens de l’organisation et créativité.

Seuls les candidats correspondant pleinement à ce profil seront présélectionnés et approchés pour la 2ème phase du processus de sélection.

Les candidats présélectionnés seront avisés par courrier électronique. Ils disposeront alors de 5 jours ouvrables pour faire parvenir au MJP un court mémoire (de 2 à 3 pages maximum) décrivant :

  • Leur compréhension de la mission;
  • La méthode préconisée pour produire les livrables requis dans les délais et répondant effectivement aux attentes du MJP;
  • Le progiciel de gestion des greffes pré-identifié avec ses atouts et ses limites;

Ce mémoire sera appuyé d’un rapport récent produit par le candidat à l’occasion d’une mission d’évaluation similaire.

Les candidats peuvent soumissionner pour l’ensemble de ces taches ou pour certaines d’entre elles, suivant leur niveau d’expertise.

6. DUREE DE LA MISSION

La mission est de 60 jours œuvrés, pour l’ensemble des taches, qui seront reparties suivant le nombre de consultants désignés pour les accomplir, dont 30 jours ouvrables sur place – à Bamako et en province – et 30 au lieu de résidence pour la rédaction des livrables et des comptes rendus.

7. VALIDATION

Il est prévu un atelier de validation des résultats de la mission après validation des livrables, auquel le(s) consultant(s) participera (ont) par vidéo conférence. Au terme de l’atelier de validation, le(s) consultant(s) fournira (ont) la version finale des livrables, des comptes rendus et des projets de textes en format électronique.

How to apply:

SOUMISSION DES OFFRES

Toute personne intéressée par cette consultance devra soumettre un dossier de candidature par voie électronique et le faire parvenir à l’administratrice du USAID Mali Justice Project, Madame Sirandou Coulibaly : scoulibaly@checchiconsulting.com, au plus tard le 31mars 2017. La soumission devra contenir les documents suivants :

  • Un curriculum vitae ne dépassant pas 5 pages ;

  • Une note conceptuelle sur la compréhension et l’exécution de la mission de 5 à 10 pages, comportant un calendrier d’exécution en annexe

  • Une fiche biographique (USAID Biodata Form) dont le modèle peut vous être transmis sur demande par Madame Coulibaly

  • Une proposition financière sur la base de la fiche biographique et des contrats déjà exécutés et pouvant justifier le niveau d’honoraires demandés dans le cas d’espèce

  • Trois références professionnelles dont une pourrait consister en une attestation pour service rendu

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